راهنمای کاربری تالی

شروع کار

اولین چیزهایی که بعد از باز کردن برنامه می‌بینی و باید بشناسی.

ورود به برنامه

آدرس برنامه را در مرورگر باز کن. صفحه‌ی ورود، نام کاربری و رمز عبور می‌خواهد. بعد از ورود، تا وقتی برنامه را نبندی و مدتی بی‌کار نمانی، وارد می‌مانی؛ در غیر این صورت دوباره به صفحه‌ی ورود برمی‌گردی. برای خروج دستی، از منوی کاربر در نوار بالای صفحه گزینه‌ی خروج از حساب را بزن. رمزت را هم از همان منو با تغییر رمز عبور عوض می‌کنی (فصل ۱۲).

داشبورد

صفحه‌ی اول، داشبورد است: نام کاربر، تاریخ امروز، سال مالی جاری و چند دکمه‌ی میان‌بر (لیست اسناد، سند جدید، مرور حساب‌ها، اسناد انبار). پایین‌تر تعداد اسناد ثبت‌شده در بازه‌های زمانی نشان داده می‌شود و با زدن نمایش مستقیم به لیست اسناد با همان فیلتر تاریخ می‌روی.

منوی برنامه

منو سمت راست صفحه است و شش گروه اصلی دارد: اطلاعات پایه، حسابداری، خزانه‌داری، انبار، فروش و گزارش‌ها. با Ctrl + B یا دکمه‌ی بالای منو می‌توانی آن را جمع کنی تا فضای بیشتری برای جدول‌ها بماند؛ حالت جمع‌شده برای دفعه‌ی بعد هم به یاد می‌ماند.

هر کاربر فقط گروه‌ها و گزینه‌هایی را در منو می‌بیند که مدیر سیستم به او دسترسی داده؛ پس ممکن است منوی تو کوتاه‌تر از منوی همکارت باشد.

تم روشن و تاریک

در نوار بالا، بخش نمایش سه گزینه دارد: روشن، تاریک و سیستم. انتخابت روی همان مرورگر ذخیره می‌شود.

قاعده‌های مشترک همه‌ی صفحه‌ها

این چند قاعده در تمام برنامه یکسان‌اند. یک بار که بشناسی‌شان، هر صفحه‌ی جدیدی هم برایت آشناست.

لیست، جستجو و صفحه‌بندی

هر بخش یک صفحه‌ی فهرست دارد با کادر جستجو و فیلترهای بالای جدول. جستجو روی همه‌ی رکوردها انجام می‌شود، نه فقط روی صفحه‌ای که می‌بینی. هر صفحه ۱۵ رکورد نشان می‌دهد و پایین جدول شماره‌ی صفحه‌ها می‌آید.

تاریخ‌ها

همه‌ی تاریخ‌ها شمسی‌اند و به شکل 1405/06/19 وارد می‌شوند. با کلیک روی فیلد تاریخ، تقویم باز می‌شود. فیلترهای از تاریخ و تا تاریخ در همه‌ی لیست‌ها به یک شکل کار می‌کنند و اگر خالی بمانند یعنی «بدون محدودیت».

مبالغ و اعداد

اعداد را می‌توانی با جداکننده‌ی هزارگان یا بدون آن تایپ کنی؛ برنامه قبل از ثبت خودش آن را تمیز می‌کند. ارقام فارسی هم پذیرفته می‌شوند.

حذف در این برنامه به معنی پاک شدن نیست

وقتی رکوردی را حذف می‌کنی، در پایگاه داده می‌ماند و فقط علامت حذف می‌خورد. در لیست‌ها تیک حذف‌شده‌ها وجود دارد که رکوردهای حذف‌شده را هم نشان می‌دهد. این یعنی حذف اشتباهی قابل برگشت است و سابقه‌ی اسناد از بین نمی‌رود.

پیش‌نویس و قطعی

در سه ماژول فروش، خزانه‌داری و حسابداری، سند تا وقتی پیش‌نویس است هیچ اثری ندارد: نه در دفتر می‌نشیند، نه چکی وارد دفتر چک می‌شود، نه موجودی انبار تکان می‌خورد. لحظه‌ی قطعی کردن تنها لحظه‌ای است که سند اثر مالی پیدا می‌کند.

سند انبار استثناست: از همان لحظه‌ی ثبت روی موجودی اثر می‌گذارد. آنجا «قطعی» به معنی قفل شدن سند است، نه شروع اثرگذاری.

راه‌اندازی اولیه

اگر برنامه تازه نصب شده، این ترتیب را رعایت کن. هر مرحله به مرحله‌ی قبل وابسته است.

1. سال مالی را تعریف کن. اطلاعات پایه ← سال‌های مالی. بدون سال مالی فعال، هیچ سندی شماره نمی‌گیرد.
2. چارت حساب‌ها را بساز. اول گروه‌ها، بعد حساب‌های کل، بعد حساب‌های معین. ترتیب مهم است چون هر سطح زیر سطح بالاتر تعریف می‌شود.
3. اشخاص و شرکت‌ها را وارد کن. مشتری‌ها، تأمین‌کننده‌ها و هر طرف حسابی که با او سند می‌زنی.
4. بانک‌ها، صندوق‌ها و تنخواه‌گردان‌ها را تعریف کن. هرکدام یک کد تفصیلی می‌گیرند که بعداً در سند حسابداری استفاده می‌شود.
5. کالاها را وارد کن (اگر انبار یا فروش داری): اول واحدها و گروه‌های کالا، بعد خود کالاها، بعد انبارها.
6. تنظیمات خزانه‌داری را کامل کن. اطلاعات پایه ← تنظیمات خزانه‌داری.
7. تنظیمات فروش را کامل کن. اطلاعات پایه ← تنظیمات فروش.
8. تنظیمات خرید را کامل کن. اطلاعات پایه ← تنظیمات خرید.

در تنظیمات چه چیزی می‌خواهند؟

هر دو صفحه یک سؤال می‌پرسند: «سند حسابداریِ خودکار باید روی کدام حساب‌های معین بنشیند؟» هیچ حسابی از پیش انتخاب نشده، چون کد معین در چارت حساب هر شرکت فرق دارد.

اطلاعات پایه

همه‌ی تعریف‌هایی که بقیه‌ی برنامه روی آن‌ها سوار می‌شود. هر کدام یک فهرست، فرم ثبت، فرم ویرایش و صفحه‌ی تأیید حذف دارند — دقیقاً به یک شکل.

چارت حساب‌ها

سه سطح دارد و باید به همین ترتیب تعریف شوند:

• گروه — بالاترین سطح (مثلاً دارایی‌های جاری)
• کل — زیر یک گروه تعریف می‌شود
• معین — زیر یک حساب کل؛ سطحی است که سند مستقیماً روی آن می‌نشیند

بُعدهای تفصیلی معین

موقع تعریف هر حساب معین، در بخش بُعدهای تفصیلی مشخص می‌کنی که این معین در سند، تفصیل سطح ۴، ۵ یا ۶ می‌خواهد و آن تفصیل از کدام گروه باشد (اشخاص، بانک‌ها و صندوق‌ها، کالاها، مراکز هزینه، پروژه‌ها، نحوه پرداخت یا سایر). موقع ثبت سند، برنامه بر همین اساس ستون‌های تفصیلی را از تو می‌خواهد.

اشخاص و شرکت‌ها

در فرم ثبت اول مشخص می‌کنی شخص حقیقی است یا شرکت؛ عنوان فیلدها خودش عوض می‌شود (نام/نام شرکت و کد ملی/شناسه ملی).

• کد ملی و شناسه ملی اعتبارسنجی می‌شوند — همان الگوریتم رسمی. اگر عدد نامعتبر باشد، هشدار می‌بینی.
• کد تفصیلی خودکار تخصیص داده می‌شود و بعد از ثبت مشخص می‌شود؛ لازم نیست خودت عددی وارد کنی.
• آدرس‌ها و حساب‌های بانکی هر شخص، از صفحه‌های جداگانه‌ی خودشان اضافه می‌شوند.

بانک، صندوق، تنخواه‌گردان و نحوه پرداخت

هرکدام یک تعریف ساده دارند، و هرکدام یک کد تفصیلی می‌گیرند که در سند حسابداری زیر معینِ تعیین‌شده در تنظیمات خزانه‌داری می‌نشیند.

کالا، واحد، گروه کالا و انبار

واحدهای کالا (مثل عدد، کیلوگرم، کارتن) و گروه‌های کالا اول تعریف می‌شوند، بعد خود کالاها. هر کالا یک واحد اصلی دارد و می‌تواند واحد فرعی و نسبت تبدیل هم داشته باشد. انبارها هم مستقل تعریف می‌شوند و می‌توانی چند انبار داشته باشی.

انواع سند

سه فهرست جدا: انواع سند انبار، انواع فاکتور فروش و انواع سند خزانه. چند نوع پایه از قبل تعریف شده‌اند و سیستمی هستند — قابل حذف نیستند چون بقیه‌ی برنامه روی آن‌ها حساب باز کرده. می‌توانی نوع‌های جدید اضافه کنی؛ فقط باید جهت یا ماهیت درست را برایشان انتخاب کنی.

سند حسابداری

قلب برنامه. هر سند یک سربرگ دارد و چند ردیف (آرتیکل) که مجموع بدهکار و بستانکارشان باید برابر باشد.

ثبت سند جدید

1. از منو حسابداری ← ثبت سند جدید را بزن، یا در لیست اسناد دکمه‌ی سند جدید.
2. در سربرگ، تاریخ، نوع سند و شرح را پر کن. شماره‌ی سند پس از ثبت خودکار داده می‌شود.
3. با ردیف جدید آرتیکل اضافه کن. در ستون معین می‌توانی کد یا بخشی از نام حساب را تایپ کنی تا فهرست پیشنهادها باز شود.
4. اگر آن معین تفصیل می‌خواهد، ستون‌های تفصیلی ۴ تا تفصیلی ۶ پر می‌شوند.
5. مبلغ را در ستون بدهکار یا بستانکار بنویس.
6. وقتی زیر جدول اختلاف: ۰ شد، سند تراز است و می‌توانی ثبت سند را بزنی.

سه وضعیت سند

ستون‌های اختیاری

بالای جدول ردیف‌ها چند تیک هست: نمایش سطح ۵، نمایش سطح ۶، نمایش ویژگی‌های پیگیری (شماره و تاریخ پیگیری) و نمایش ویژگی‌های تعدادی (مقدار بدهکار و بستانکار). این تیک‌ها فقط ستون‌ها را نشان یا پنهان می‌کنند و روی مقادیر ثبت‌شده هیچ اثری ندارند. موقع ویرایش یک سند، اگر ردیفی مقدار داشته باشد، ستونش خودکار باز می‌شود.

درج ردیف از سند دیگر

دکمه‌ی درج از سند… پنجره‌ای باز می‌کند که در آن می‌توانی سند دیگری را پیدا کنی؛ با کلیک روی آن، ردیف‌هایش به انتهای سند جاری اضافه می‌شوند. برای اسناد تکراری ماهانه بسیار سریع‌تر از تایپ دوباره است.

اسناد خودکار

بعضی اسناد را خودت نمی‌سازی: فاکتور فروش قطعی‌شده، سند خزانه‌ی قطعی‌شده و هر عملیات چک، سند حسابداری خودشان را می‌سازند. این اسناد در لیست کنار بقیه دیده می‌شوند؛ اگر دستی ویرایششان کنی، دیگر امکان «لغو قطعی» سند مبدأ وجود نخواهد داشت.

انبار

ورود و خروج کالا، انتقال بین انبارها، و کاردکسی که بهای تمام‌شده را خودش حساب می‌کند.

سه جهت سند

ثبت رسید یا حواله

1. انبار ← رسید انبار جدید یا حواله انبار جدید.
2. در سربرگ: تاریخ، نوع سند، انبار، و در صورت نیاز طرف حساب و شماره عطف.
3. با ردیف جدید کالاها را اضافه کن. ستون موجودی کنار هر ردیف، موجودی فعلی همان کالا را نشان می‌دهد.
4. مقدار و فی را وارد کن و ذخیره بزن.

کفایت موجودی

قبل از ثبت هر خروج، برنامه بررسی می‌کند که موجودی کافی باشد. اگر نباشد، ثبت انجام نمی‌شود. همچنین هر کالا فقط یک بار در هر سند مجاز است.

وضعیت سند انبار

سند انبار دو وضعیت دارد: ثبت شده و قطعی. برخلاف فاکتور و سند خزانه، سند انبار از همان لحظه‌ی ثبت روی موجودی اثر می‌گذارد؛ «قطعی» یعنی سند قفل شده و دیگر ویرایش نمی‌شود.

بهای تمام‌شده و کاردکس

روش قیمت‌گذاری میانگین موزون متحرک است: بعد از هر ورود، میانگین دوباره حساب می‌شود و هر خروج با میانگینِ همان لحظه ارزش‌گذاری می‌گردد. این عدد در پایگاه داده ذخیره نمی‌شود، بلکه هر بار در گزارش کاردکس محاسبه می‌شود.

فروش

پیش‌فاکتور، فاکتور و برگشت از فروش — هر سه یک فرم دارند و با «ماهیت» از هم جدا می‌شوند.

سه ماهیت

ثبت فاکتور

1. فروش ← فاکتور فروش جدید.
2. در سربرگ: تاریخ، طرف حساب (با تایپ نام مشتری فهرست باز می‌شود)، انبار و در صورت نیاز سررسید و شماره عطف.
3. ردیف‌های کالا را اضافه کن: کالا، مقدار، فی فروش، تخفیف سطری و درصد مالیات. ستون موجودی کنار هر ردیف کمکت می‌کند.
4. در جدول جمع پایین فرم، در صورت نیاز تخفیف کل فاکتور و هزینه حمل را وارد کن.
5. ذخیره کن. فاکتور به‌صورت پیش‌نویس ثبت می‌شود.
6. وقتی مطمئن شدی، قطعی کردن را بزن.

محاسبه‌ی مبالغ

ترتیب محاسبه در سرور چنین است:

• هر ردیف: ناخالص = مقدار × فی؛ خالص = ناخالص − تخفیف سطری؛ مالیات روی خالص همان ردیف حساب می‌شود.
• جمع فاکتور: جمع ناخالص − تخفیف سطری + مالیات + هزینه حمل − تخفیف کل فاکتور.
• تخفیف کل بعد از مالیات اعمال می‌شود و روی سطرها سرشکن نمی‌شود.
• مبالغ به ریال گرد می‌شوند تا جمع ستون‌ها با جمع فاکتور اختلاف پیدا نکند.

قطعی کردن و لغو آن

لحظه‌ی قطعی شدن، سه اتفاق با هم می‌افتد و اگر یکی از آن‌ها ممکن نباشد، هیچ‌کدام انجام نمی‌شوند:

• حواله انبار (یا رسید برگشت) ساخته می‌شود
• سند حسابداری فروش ساخته می‌شود
• فاکتور قفل می‌شود

لغو قطعی هر دو سند خودکار را حذف منطقی می‌کند و فاکتور را به پیش‌نویس برمی‌گرداند — ولی فقط اگر آن اسناد دست‌نخورده باشند. اگر سند حسابداری را دستی ویرایش یا قطعی کرده باشی، لغو ممکن نیست.

برگشت از فروش

برگشت فقط از روی یک فاکتور قطعی‌شده ثبت می‌شود؛ در سربرگ، شماره‌ی فاکتور مبدأ نمایش داده می‌شود. رسید برگشت با بهای تمام‌شده‌ی میانگین وارد انبار می‌شود، نه با قیمت فروش — وگرنه ارزش موجودی با سود فروش باد می‌کرد.

چاپ

از صفحه‌ی جزئیات فاکتور، دکمه‌ی چاپ نسخه‌ی چاپی را باز می‌کند.

خرید

درخواست، سفارش، فاکتور و برگشت از خرید. ساختارش قرینه‌ی فروش است، با یک مرحله‌ی بیشتر و دو قاعده‌ی متفاوت که باید بشناسی.

چهار ماهیت

زنجیره‌ی تبدیل اسناد

• پرش مجاز است: می‌توانی از درخواست مستقیم به فاکتور بروی، چون خرید کوچک اغلب بدون سفارش رسمی انجام می‌شود.
• برگشت فقط از فاکتور قطعی‌شده ساخته می‌شود.
• در سربرگ سند مقصد، شماره‌ی سند مبدأ نمایش داده می‌شود.

«تأیید» در برابر «قطعی کردن»

در درخواست و سفارش، دکمه‌ی پایین فرم تأیید است، نه قطعی کردن. این فقط تفاوت کلمه نیست:

ثبت فاکتور خرید

1. خرید ← فاکتور خرید جدید.
2. سربرگ: تاریخ، فروشنده، انبار، و در صورت نیاز سررسید و شماره عطف (شماره فاکتور فروشنده).
3. ردیف‌های کالا: کالا، مقدار، فی خرید، تخفیف سطری و درصد مالیات.
4. در جدول جمع، در صورت نیاز تخفیف کل فاکتور و هزینه حمل.
5. ذخیره کن — فاکتور پیش‌نویس است و هنوز اثری ندارد.
6. قطعی کردن را بزن: همان لحظه رسید انبار و سند حسابداری ساخته می‌شوند.

دو قاعده‌ای که خرید را از فروش جدا می‌کند

و یک نکته‌ی سوم: حواله‌ی برگشت از خرید بدون فی ثبت می‌شود؛ کالا با میانگین موزون همان لحظه از انبار خارج می‌شود، نه با قیمت فاکتور. اگر با قیمت فاکتور خارج می‌شد، کالایی که با میانگین ۱۰۰ در انبار است و به قیمت ۱۲۰ برگشت می‌خورد، ارزش موجودی را اشتباه پایین می‌آورد.

سند حسابداری فاکتور خرید

برگشت از خرید همین سند است با جای بدهکار و بستانکار عوض‌شده و حساب «برگشت از خرید». اگر سند تراز نشود، اصلاً ساخته نمی‌شود و همه‌چیز به حالت قبل برمی‌گردد.

لغو قطعی

مثل فروش، هر دو سند خودکار حذف منطقی می‌شوند و فاکتور به پیش‌نویس برمی‌گردد — به شرطی که آن اسناد دست‌نخورده باشند.

تنظیمات خرید

اطلاعات پایه ← تنظیمات خرید. تا این صفحه کامل نشود، فاکتور خرید قطعی نمی‌شود (ولی درخواست و سفارش بدون آن هم تأیید می‌شوند).

خزانه‌داری: دریافت و پرداخت

چهار نوع سند، یک فرم. اگر منطق پشت آن را یک بار بفهمی، هر چهارتا برایت یکی می‌شوند.

چهار ماهیت سند

یک قانون برای هر چهار ماهیت

خود فرم هم همین جمله را زیر جدول ردیف‌ها، متناسب با ماهیتی که انتخاب کرده‌ای، به تو یادآوری می‌کند.

ردیف‌های سند: پنج نوع

هر ردیف یک «ابزار» است — راهی که پول از آن آمده یا رفته:

ستون مانده کنار هر ردیف، مانده‌ی فعلی همان حساب را نشان می‌دهد. یک سند می‌تواند چند ردیف با نوع‌های مختلف داشته باشد — مثلاً بخشی نقد، بخشی چک — ولی هر حساب فقط یک بار در هر سند.

حساب طرف مقابل: کِی باید پرش کنی؟

در سربرگ فیلدی هست به نام حساب طرف مقابل که معمولاً باید خالی بماند؛ آن‌وقت حساب از تنظیمات خزانه‌داری برداشته می‌شود.

پر کردنش فقط برای یک حالت است: وقتی سند پرداخت مستقیماً یک هزینه است و نباید به حساب‌های پرداختنی بدهکار شود. آنجا حساب هزینه را انتخاب می‌کنی.

ثبت و قطعی کردن

1. از منوی خزانه‌داری ماهیت مورد نظر را بزن (سند دریافت، پرداخت، انتقال یا تنخواه).
2. سربرگ را پر کن؛ شماره‌ی سند پس از ثبت داده می‌شود و برای هر ماهیت و هر سال مالی سری جداگانه دارد.
3. ردیف‌ها را اضافه کن.
4. ذخیره کن — سند پیش‌نویس است و هنوز هیچ اثری ندارد.
5. قطعی کردن را بزن: همان لحظه سند حسابداری ساخته می‌شود و چک‌های سند وارد دفتر چک می‌شوند.

لغو قطعی

سند حسابداری را حذف منطقی می‌کند و سند را به پیش‌نویس برمی‌گرداند — ولی فقط اگر روی هیچ‌کدام از چک‌های آن سند عملیاتی ثبت نشده باشد و سند حسابداری دست‌نخورده مانده باشد. اگر چکی از این سند واگذار یا وصل شده، اول باید عملیات چک را لغو کنی.

قواعد کوچک ولی مهم

• انتقال به همان حسابی که مبدأ است رد می‌شود (سند تراز می‌شود ولی بی‌معنی است).
• مبلغ چک همان مبلغ ردیف است و جدا وارد نمی‌شود — یک عدد، یک منبع حقیقت.
• دریافت روی مانده‌ی طرف حساب می‌نشیند، نه روی یک فاکتور مشخص. تسویه‌ی فاکتور به فاکتور فعلاً وجود ندارد.

دفتر چک

مفصل‌ترین فصل این راهنما، چون چک تنها چیزی در برنامه است که یک عمر دارد: وارد می‌شود، جابه‌جا می‌شود، و بالاخره تعیین تکلیف می‌شود.

و نکته‌ی دوم: تا سند مبدأ چک قطعی نشده، هیچ عملیاتی روی چک مجاز نیست.

وضعیت‌های چک

گردش چک دریافتی

سه پایان دیگر هم مستقیماً از وضعیت «نزد ما» ممکن‌اند و در نمودار نیامده‌اند تا شلوغ نشود:

گردش چک پرداختی

هر عملیات در دفتر چه می‌کند؟

هر عملیات چک، سند حسابداری خودش را می‌سازد. لازم نیست این جدول را حفظ کنی — همان توضیح کوتاه بالای فرم هر عملیات هم به تو گفته می‌شود — ولی خوب است بدانی پشت هر دکمه چه اتفاقی می‌افتد.

چک دریافتی

چک پرداختی

ثبت یک عملیات

1. خزانه‌داری ← دفتر چک را باز کن.
2. چک را با شماره، شماره صیاد یا نام طرف حساب پیدا کن. فیلترهای جهت، وضعیت، بانک و بازه‌ی سررسید هم کمک می‌کنند.
3. روی مشاهده بزن. در صفحه‌ی چک، فقط دکمه‌های عملیات مجاز از وضعیت فعلی نشان داده می‌شوند.
4. دکمه‌ی مورد نظر را بزن. بالای فرم، توضیح کوتاهی می‌گوید این عملیات دقیقاً چه می‌کند.
5. فیلدهای لازم را پر کن (تاریخ عملیات، بانک، کارمزد یا گیرنده — بسته به عملیات) و ثبت کن.

لغو آخرین عملیات

اگر عملیاتی را اشتباه ثبت کردی، لغو آخرین عملیات آن سطر تاریخچه و سند حسابداری‌اش را حذف می‌کند و وضعیت و محل چک را از روی عملیات باقی‌مانده بازسازی می‌کند — نه از روی حدس. برای همین می‌توانی چند بار پشت‌سرهم لغو کنی و چک همیشه به وضعیت درست برمی‌گردد.

قواعد ثبت چک

• شماره‌ی چک تکراری روی همان بانک صادرکننده و همان جهت رد می‌شود — نه روی شماره‌ی تنها، چون دو بانک مختلف می‌توانند چک هم‌شماره صادر کنند.
• مبلغ چک همان مبلغ ردیف سند است و جدا وارد نمی‌شود.
• در فهرست دفتر چک، تیک فقط باز چک‌هایی را نشان می‌دهد که هنوز تعیین تکلیف نشده‌اند.

گزارش‌ها

هر گزارش به یک سؤال مشخص جواب می‌دهد. اگر سؤالت را بشناسی، گزارشت را پیدا کرده‌ای.

مرور حساب‌ها

مهم‌ترین گزارش برنامه. با انتخاب سطح (گروه، کل، معین، تفصیلی ۴ تا ۶) فهرست حساب‌ها با مانده ابتدای دوره، گردش دوره و مانده پایان دوره نشان داده می‌شود.

• با انتخاب یک سطر و زدن دکمه‌های ریز، به زیرمجموعه‌ی همان حساب در سطح انتخابی می‌روی. مسیر رفته بالای صفحه می‌ماند و هر بخشش لینک برگشت است.
• در سطوح تفصیلی، با کلیدهای کنار جدول نوع تفصیل را انتخاب می‌کنی: اشخاص، بانک‌ها و صندوق‌ها، کالاها، مراکز هزینه، پروژه‌ها، نحوه پرداخت یا سایر.
• تیک فقط حساب‌های دارای گردش حساب‌های بی‌حرکت را پنهان می‌کند.
• دکمه‌ی اسناد روی هر حساب، دفتر تفصیلی آن را باز می‌کند: ریز گردش سطر به سطر با مانده‌ی تجمعی، و لینک مشاهده سند روی هر سطر.

گزارش‌های انبار

• موجودی انبار — «الان چه چیزی و چقدر دارم؟»
• کاردکس کالا — «این کالا در این بازه چه رفت‌وآمدی داشته؟» با ستون‌های وارده، صادره، مانده، میانگین و ارزش مانده.

گزارش‌های فروش

• فروش به تفکیک مشتری
• فروش به تفکیک کالا

هر دو از دفتر فروش خوانده می‌شوند: برگشت از فروش با علامت منفی می‌آید، پس جمع هر ستون خودبه‌خود فروش خالص است. پیش‌فاکتورها در این ارقام نیستند.

گزارش‌های خرید

• خرید به تفکیک فروشنده
• خرید به تفکیک کالا

قرینه‌ی گزارش‌های فروش: برگشت از خرید با علامت منفی می‌آید و جمع، خرید خالص است. درخواست و سفارش خرید در این ارقام نمی‌آیند تا خرید دوبار شمرده نشود.

گزارش‌های خزانه

گزارش مانده، پایین صفحه یک بخش اضافه هم دارد: مانده پس از تسویه چک‌ها — یعنی اگر همه‌ی چک‌های باز دریافتنی و پرداختنی سررسیدشان بگذرد، چقدر پول خواهی داشت.

کاربران، دسترسی‌ها و رمز عبور

هر کاربر فقط بخش‌هایی را می‌بیند که مدیر سیستم به او داده. بیشتر این فصل برای مدیر سیستم است؛ بخش آخر، «تغییر رمز عبور»، برای همه.

مدیر سیستم

کاربری که تیک مدیر سیستم دارد به همه‌ی بخش‌ها دسترسی دارد و تنها کسی است که منوی کاربران و دسترسی‌ها را می‌بیند: کاربر تعریف می‌کند، دسترسی می‌دهد و می‌گیرد، و برای کسی که رمزش را فراموش کرده رمز جدید تعیین می‌کند.

تعریف کاربر

منوی کاربران و دسترسی‌ها ← + کاربر جدید. نام کاربری (بدون فاصله؛ همان که در صفحه‌ی ورود زده می‌شود)، نام کامل (در نوار بالا و ستون «ثبت‌کننده»ی اسناد دیده می‌شود)، رمز عبور و دسترسی‌ها را وارد کن. رمز باید حداقل ۶ کاراکتر باشد و با نام کاربری فرق کند.

ماتریس دسترسی

هر ردیف یک بخش از برنامه است و هر ستون یک کار:

سه ستون آخر، «مشاهده» را خودشان هم می‌دهند. با زدن عنوان هر ستون همان کار در همه‌ی ردیف‌ها زده یا برداشته می‌شود، دکمه‌ی همه ته هر ردیف همه‌ی کارهای آن ردیف را، و کپی دسترسی از کاربر دسترسی یک همکار را یک‌جا روی فرم می‌آورد — برای وقتی که کاربر جدید همان کار همکارش را می‌کند.

کاربری که دسترسی ندارد چه می‌بیند؟

گزینه‌های منو و دکمه‌هایی که مجاز نیست (مثلاً + سند جدید، ویرایش، حذف یا قطعی کردن) اصلاً نمایش داده نمی‌شوند. اگر آدرس صفحه‌ای را مستقیم در مرورگر بزند، صفحه‌ی «به این بخش دسترسی ندارید» را می‌بیند. در صفحه‌های تنظیمات با دسترسی «مشاهده»، فرم دیده می‌شود ولی قابل تغییر نیست. در داشبورد هم فقط ستون شمارش ماژول‌هایی دیده می‌شود که اسنادشان را می‌بیند.

داشبورد، راهنما و تغییر رمز برای همه‌ی کاربران باز است، حتی کاربری که هیچ دسترسی دیگری ندارد.

غیرفعال کردن به‌جای حذف

کاربری که در سندی ثبت‌کننده، تأییدکننده یا حذف‌کننده بوده حذف نمی‌شود، چون نامش بخشی از سابقه‌ی آن سند است. به‌جایش در صفحه‌ی ویرایش فعال را خاموش کن: دیگر نمی‌تواند وارد شود ولی نامش در اسناد قبلی می‌ماند.

تغییر رمز عبور

هر کاربری رمز خودش را از منوی کاربر در نوار بالا ← تغییر رمز عبور عوض می‌کند: یک بار رمز فعلی، دو بار رمز جدید. همین صفحه فهرست دسترسی‌های خودت را هم نشان می‌دهد.

بعد از تغییر رمز، اگر در مرورگر یا کامپیوتر دیگری هم وارد بوده‌ای، آنجا باید دوباره وارد شوی — یعنی اگر شک داری کسی رمزت را دیده، عوض کردنش همه‌ی نشست‌های باز را هم می‌بندد.

پرسش‌های پرتکرار

دکمه‌ی «قطعی کردن» کار نمی‌کند یا خطا می‌دهد.

سه دلیل رایج دارد: تنظیمات ماژول (فروش یا خزانه‌داری) کامل نیست؛ موجودی انبار برای اقلام فاکتور کافی نیست؛ یا سال مالی سند بسته است. صفحه‌ی تنظیمات خودش فهرست کارهای ناتمام را بالای فرم نشان می‌دهد.

«لغو قطعی» غیرفعال است.

یعنی اسناد خودکارِ ساخته‌شده دیگر دست‌نخورده نیستند: یا سند حسابداری را دستی ویرایش یا قطعی کرده‌ای، یا (در خزانه‌داری) روی یکی از چک‌های سند عملیاتی ثبت شده. اول عملیات چک را لغو کن.

چک را در دفتر چک پیدا نمی‌کنم.

احتمالاً سند دریافت یا پرداختِ آن هنوز قطعی نشده. چک تا قطعی شدن سند مبدأ وارد دفتر نمی‌شود.

دکمه‌ی عملیاتی که می‌خواهم روی چک بزنم اصلاً نیست.

فقط عملیات مجاز از وضعیت فعلی نشان داده می‌شوند. مثلاً «وصول» فقط روی چکی که در جریان وصول است معنی دارد. جدول‌های همین فصل را ببین.

سند حسابداری‌ام تراز نمی‌شود.

زیر جدول ردیف‌ها عدد اختلاف را نگاه کن. تا این عدد صفر نشود، سند فقط به‌صورت یادداشت ذخیره می‌شود.

عددی که وارد کردم درست ذخیره نشد.

مبالغ در سرور دوباره محاسبه و گرد می‌شوند. اگر اختلاف زیاد است، احتمالاً جداکننده یا نقطه‌ی اعشار اشتباه تایپ شده؛ عدد را بدون جداکننده دوباره وارد کن.

رکوردی را اشتباه حذف کردم.

در لیست مربوطه تیک حذف‌شده‌ها را بزن تا پیدایش کنی. حذف در این برنامه منطقی است و داده از بین نمی‌رود.

مانده‌ی حساب منفی شد و برنامه فقط هشدار داد.

در خزانه‌داری این عمدی است. اگر می‌خواهی سخت‌گیرانه جلوی مانده‌ی منفی گرفته شود، از مسئول فنی بخواه تنظیمات برنامه را عوض کند.

در فاکتور خرید، بهای کالا در کاردکس با فاکتور نمی‌خواند.

طبیعی است: بهای رسید انبار، خالص سطر تقسیم بر مقدار است — بدون مالیات و بدون تخفیف کل فاکتور. هزینه حمل هم به حساب هزینه‌ی خودش می‌رود و در بهای کالا نمی‌آید.

در درخواست خرید فیلد طرف حساب را پیدا نمی‌کنم.

درخواست خرید سند داخلی است و طرف حساب ندارد؛ فرم آن فیلد را عمداً پنهان می‌کند. از مرحله‌ی سفارش به بعد لازم می‌شود.

«لغو قطعی» فاکتور خرید رد می‌شود.

لغو، موجودی را کم می‌کند. اگر کالا در این فاصله فروخته شده باشد و موجودی منفی شود، اجازه داده نمی‌شود.

در گزارش فروش، عددها با فاکتورهایم نمی‌خواند.

پیش‌فاکتورها در گزارش فروش نمی‌آیند و برگشت از فروش با علامت منفی محاسبه می‌شود. جمع گزارش، فروش خالص است.

واژه‌نامه